Заявки и отчеты по трэвел-грантам

Трэвел-грант — это субсидия, выделенная на поездку на научное мероприятие с целью представления на нем научного доклада.

Регламентирующие документы:

Регламент принятия решений о финансировании участия работников, аспирантов и студентов НИУ ВШЭ в научных мероприятиях (DOCX, 37 Кб) регулирует порядок и процедуру принятия решения о финансовой поддержке участия в научных мероприятиях;

условия возмещения расходов на поездки (проезд, проживание) регламентируются Положением НИУ ВШЭ о служебных командировках и сопровождающими документами.

Заявки сотрудников подаются в электронном виде через личный кабинет на портале НИУ ВШЭ, студенты подают заявление в научную комиссию на имя Ярославцева А.Б. с примерной/точной сметой предстоящих расходов и ходатайством научного руководителя студента (скачать бланки  здесь). Подача заявки осуществляется не позднее чем за 30 дней до предстоящей поездки. 

ВАЖНО! Научная комиссия факультета принимает решение о компенсации средств студентам с учетом следующих правил:

1.  Студент запланировал поездку на научное мероприятие в Календарном плане поездок (опросе), который проходит ежегодно в феврале.   
2. В материалах, относящихся к выступлению (тезисы, презентация, постер) указана аффилиация НИУ ВШЭ. 
3. Сумма запрашиваемой компенсации не превышает 20 000 рублей (при поездках по РФ).
4. В ходатайстве научного руководителя должна содержаться информация об использовании (либо не использовании) средств научных грантов при выполнении работы, выносимой на научное мероприятие, а также о возможности (либо не возможности) софинансирования со стороны лаборатории академического Института, в которой выполнялась работа. 
5. «Менделеевский конкурс студентов-химиков» является приоритетом высшего уровня; расходы возмещаются в 100% размере всем студентам, принимающим участие в данном научном мероприятии.
6.   Финансирование тревел-грантов в случае повторных поездок в течение календарного года осуществляется с понижающим коэффициентом в размере 70% на вторую поездку и 30% на третью и последующие поездки.
7.  Финансирование тревел-грантов на «Менделеевский съезд по общей и прикладной химии» осуществляется в исключительном порядке на основании экспертизы предоставленных студентом тезисов доклада не позднее чем за 45 дней до начала мероприятия. 
8.  Рассмотрение заявок на финансирование тревел-грантов по поездкам, не внесенным в календарный план поездок, а также по дорогостоящим поездкам свыше 20 000 рублей осуществляется по решению научной комисии, исходя из свободных финансовых средств.

 
После возвращения с научной конференции в трехдневный срок  студенту необходимо сообщить Солдатовой Я.В. (yasoldatova@hse.ru) смету фактических расходов и не позднее 10 рабочих дней передать в бухгалтерию через финансовую приемную (Кривоколенный пер. 3а, 4 этаж, вход с ул. Мясницкая, 20) следующие документы:

1. Заявление на имя Котова В.Ю. с его подписью (скачать бланк заявления здесь, распечатать, заполнить, подписать, передать Солдатовой Я.В. для визирования у декана)
2. Выписка из приказа о компенсации расходов 
3. Проездные билеты (билеты на поезда РЖД, класса 2-3/ маршрутная квитанция на самолет эконом-класса, без дополнительных услуг (таких как: с едой, местом для ног, ближе к выходу и др.) + отрывные корешки посадочных талонов) и кассовый чек с qr-кодом
4. Документы, подтверждающие проживание в гостинице/хостеле. В большинстве случаев требуется акт, счет на оплату, кассовый чек с qr-кодом и справка. Этот список может варьироваться. Поэтому рекомендуем уточнять его в финансовой приемной (8 495 772 95 90, доб. 333-33 или +7 (495) 624-57-85; fd@hse.ru) или у Пирской Ларисы Владимировны pirskaya@hse.ru. Обратите внимание, проживание разрешается только в гостинице 3-4 звезды «стандарт» или «эконом» одноместный номер с односпальной кроватью или двух-местный номер в случае совместного проживания при коллективных поездках. 
5. Выписки из банка о затраченных на проезд, проживание и орг.взнос денежных средствах, с печатями.
6. Подтверждение участия в конференции (сертификат, диплом или бейдж, что-нибудь).
7. В случае необходимости бухгалтерия может запросить дополнительные документы.

 
Обратите внимание:  при возмещении расходов из средств ФАР, выделяемых Научной комиссией, недопустима ситуация, когда разница между стоимостью билетов, номеров в отеле разрешенного стандарта и билетов, номеров в отеле более высокого класса, оплачивается за счет работника/учащегося; т.е. при приобретении билетов или номера в отеле классом выше разрешенного стандарта работник/учащийся оплачивает их полностью и не может получить частичную компенсацию. 

 Все расходы проездные билеты, орг.взнос, проживание должны быть оплачены необходимо оплачивать с личной банковской карты студента, который едет. Расходы, оплаченные картами на чужое имя, не возмещаются. В случае групповой поездки каждый студент оплачивает свои расходы самостоятельно. Ответственность за наличие и правильность заполнения документов, сроки их передачи лежит на студенте.

Подробнее тут

Буклет А4 - возмещаемые расходы на командировку (PDF, 903 Кб)